De coronapandemie als crisis en bedrijfscontinuïteit

Wat is een crisis?

De covidpandemie is een crisis die recent zijn gelijke nog niet heeft gekend. Elke crisis, ook de coronapandemie bestaat uit volgende vier begrippen:

• Nog niet voorgekomen en een buitengewone situatie;
• Een bedreiging voor de levensvatbaarheid van de organisatie;
• Vraagt om een strategische reactie op het juiste moment in het verloop van de crisis;
• Om de voortzetting van de activiteiten te garanderen op een vooraf bepaald minimumniveau.

Een crisis is volgens TS 17091 ‘Crisismanagement – Guidance for developing a strategic capability’: een ‘unprecedented or extraordinary event or situation that threatens an organization and requires a strategic, adaptive, and timely response in order to preserve its viability and integrity’ (TS 17091:2018).

Verloop van de crisis met impact op de bedrijfscontinuïteit: plotselinge vermindering van de bedrijfsactiviteit

Bedrijfsactiviteiten kunnen door een veelheid aan factoren worden in het gedrang gebracht. Veel van deze factoren zijn moeilijk te voorspellen. Door te kijken naar de impact van de verstoring, kan de organisatie die activiteiten bepalen die noodzakelijk zijn voor de bedrijfscontinuïteit. Onderstaande twee figuren illustreren het verloop van een crisis. De eerste figuur heeft betrekking op een plotse gebeurtenis. De tweede figuur heeft betrekking op en langzaam toenemende verstoring.

Onderstaande figuur geeft op de horizontale as het tijdsverloop van de crisis. De verticale as geeft het niveau van uitvoering (capacity of operations). Het bovenste niveau is het ‘normale’ niveau van bedrijfsvoering. Na een incident, daalt het niveau van bedrijfsvoering sterk (verticale lijn).Door het nemen van mitigerende maatregelen kan het dalen van de operationele activiteiten worden beperkt tot een vooraf bepaald minimumniveau. Zonder deze mitigerende maatregelen met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit, zakt het operationeel niveau van bedrijfsvoering onder het vooraf bepaald minimumniveau, iets wat te allen tijde moet worden voorkomen. Na de fase van ontstaan van de crisis zal na een bepaalde hersteltijd, het normale operationele niveau worden bereikt. De tijd tussen herstel vanop een lager niveau naar het normale operationele niveau, moet zo kort mogelijk worden gehouden. De maatregelen met betrekking tot bedrijfscontinuïteit hebben dus een dubbel doel:

• Het zakken onder het vooraf bepaalde operationele niveau vermijden;
• Een snel herstel naar de normale activiteiten.

Verloop van de crisis met impact op de bedrijfscontinuïteit: vier fasen

De fasen in de figuur zijn dus:

• Fase 1: normale niveau van bedrijfsvoering. In deze fase kunnen pro-actief preventieve maatregelen worden getroffen om de oorzaken van een ongewenste gebeurtenis te voorkomen. Indien het risico aan de bron wordt voorkomen, kan de crisis zich niet meer manifesteren. Meestal wordt in fase 1 gewerkt aan het verminderen van de kans op de ongewenste gebeurtenis en het beperken van de negatieve gevolgen als deze zich voordoet. Managementsysteemnormen vragen dat acties worden genomen op basis van de risico’s en kansen. Deze acties kunnen worden opgevolgd in een actieplan. De doeltreffendheid van de acties voor het aanpakken van risico’s en kansen zullen worden besproken op de directiebeoordeling.
• Fase 2: na een crisissituatie zakt de normale bedrijfsactiviteit plots naar een veel lager niveau. Mitigerende maatregelen beperken de val onder een bepaald minimumniveau. Dit lage niveau wordt een bepaalde periode gehandhaafd. Repressie- of responsmaatregelen zijn het gebruik van brandblusmiddelen, de EHBO of het inrichten van crisismanagement. Respons of repressie is de feitelijke rampbestrijding, die niet alleen inhoudt: blussen, maar ook bijvoorbeeld kan omvatten: evacuatie van omwonenden, afvoer en behandeling van gewonden, omleiding van verkeersstromen, en vooral coördinatie en communicatie tussen de verschillende rampbestrijdingsorganisaties en de formeel verantwoordelijke voor de rampbestrijding (bv. de burgemeester).
• Fase 3: herstel activiteiten om terug te keren naar de normale situatie van voor de ongewenste gebeurtenis, zoals hulp aan slachtoffers, afwikkeling van schadeclaims, e.d. Maatregelen in nazorg kunnen zijn: het nemen van back-ups en het regelen van een uitwijkadres.
• Fase 4: terug op normaal niveau van bedrijfsvoering.

Verloop van de crisis met impact op de bedrijfscontinuïteit: graduele vermindering bedrijfsactiviteit

Wanneer de figuur hiervoor betrekking heeft op een plotse gebeurtenis, heeft de figuur hieronder betrekking op een graduele verminderen van de bedrijfsactiviteiten. In principe is dit het geval voor de coronapandemie. Via China, overgewaaid naar Italië en enkele weken later naar België. Op zich lijkt de coronapandemie te spiegelen in onderstaande tweede figuur. Doch meen ik dat vooral de eerste figuur belangrijk is voor het nemen van de nodige preventiemaatregelen (middelen, supply chain, belanghebbende partijen, enz.). Op een bepaald moment tijdens de coronapandemie is er beslist door de overheid tot lock-down, en dat is de plotse gebeurtenis. De meeste crisissen hebben dus eerder een plots karakter, volgens bovenstaande figuur.

Conclusie

Crisissen zijn moeilijk te voorspellen. Hun verloop kan wel worden voorspeld en bestaat uit vier fasen. Een onderscheid moet worden gemaakt tussen een plotselinge vermindering van de bedrijfsactiviteiten en een graduele vermindering van de bedrijfsactiviteiten. De coronapandemie kan theoretisch worden aanzien als een graduele vermindering van de bedrijfscontinuïteit. In praktijk was het een plotselinge vermindering. Door het nemen van mitigerende maatregelen kan na de coronapandemie worden gegarandeerd dat steeds een bepaald minimum operationeel niveau kan worden bereikt. Hopelijk is de fase 3 kort en komen we snel terug in fase 4 van normaal operationeel niveau.

Jan Dillen