De psychosociale risico’s managen met ISO 45003

Het psychosociaal welzijn van de werknemers is van groot belang. Dit welzijnsdomein onderscheidt zich in talrijke actuele thema’s: stress, burn-out, verzuim & re-integratie, pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag, alcohol drugs- en middelengebruik, conflicthantering, schokkend gebeurtenissen,… Specifiek voor telewerk kan er sprake zijn van techno stress, presenteïsme, onevenwicht in work life balance.

Deze risico’s hebben hun impact op o.a. hogere kosten door werkverzuim, omzet, verminderde product- of servicekwaliteit, werving en opleiding, werkplekonderzoek en rechtszaken, evenals schade aan de reputatie van de organisatie en ongewenste omgangsvormen.

Er bestaat een veelheid aan wetgeving op gebied van psychologische risico’s die de organisatie dient na te leven. De aanpak van risico’s verschilt sterk per organisatie en vaak ontbreekt er een proactieve en gestructureerde aanpak. Het blijft brandjes blussen. De ISO 45003 ‘Occupational health and safety management – Psychological health and safety in the workplace – Guidelines’ biedt een structuur en systematische aanpak om de psychosociale risico’s te managen. De conceptversie of DIS (draft international standaard) wordt gestemd op 3 november 2020. Verwacht wordt dat de definitieve versie van ISO 45003 zal verschijnen in de eerste helft van 2021.

ISO 45003 benoemt allerlei factoren die betrekking hebben op de organisatie van het werk, werkgerelateerde sociale factoren en de fysieke werkomgeving [1] De ISO 45003 is een richtlijn, geen norm en daarom niet certificeerbaar. Het is de bedoeling dat dit wordt gebruikt in aanvulling op het certificeerbare ISO 45001 ‘Veiligheids- en gezondheidsmanagementsystemen’.

ISO 45001

De complementariteit met ISO 45003 is typerend. Ze zijn opgebouwd volgens éénzelfde High level structuur en de 10 hoofdstukken worden ingedeeld volgens de PDCA-cirkel.

De psychologische risico’s kunnen nu reeds worden teruggevonden in de eisen van de ISO 45001, zoals:

• Bepalen en begrijpen van de psychologische gezondheids en veiligheidsbehoeften en verwachtingen van belanghebbenden zoals het personeel van de organisatie (hoofdstuk 4, 4.2 Noden en verwachtingen van de belanghebbenden);
• Zorgen voor betrokkenheid en leiderschap van het topmanagement (5.1);
• Het vaststellen van het beleid op gebied van psychologische gezondheid en een planningsproces (5.2);
• Kansen bieden voor werknemersparticipatie en consultatie (5.3);
• De identificatie van de psychologische gezondheids en veiligheidsrisico's van de organisatie in verband met haar werkzaamheden. De beoordeling van de risico's voor haar werknemers en implementatie van preventieve en beschermende maatregelen (6.1);
• Het voorzien en het vastleggen van de nodige middelen om het systeem te ondersteunen (7.1);
• De voorlichting en bewustmaking van de medewerkers (7.1 en 7.2);
• Het trainen en opleiden van de medewerkers op gebied van psychologische risico’s en zorgen dat de medewerkers beschikken over de nodige competenties (7.2 en 7.3);
• Verzamelen van gegevens, monitoren en meten ( 9.1);
• Reageren op kritieke incidenten (10.1).

ISO 45003 diept uit

De organisatie dient intern de psychologische risico’s te identificeren, te analyseren en te evalueren. Op basis van de evaluatie worden gepaste preventiemaatregelen genomen. Dit is de optiek van een risicoanalyse.

ISO 45003 biedt toegevoegde waarde voor elke organisatie, groot of klein en onafhankelijk van de sector. Deze richtlijn maakt een onderscheid in aspecten van organisatie van het werk, de sociale factoren en de omgevingsfactoren. Een verklarende tabel vind je terug op INNIwise.

[1] Voorbeelden van risicofactoren: gebrek aan steun van leidinggevenden en collega’s, onduidelijke rollen en verwachtingen, gebrek aan afwisseling in werkzaamheden, ploegarbeid, remote werken,…

Jan Dillen