Druk, druk, druk …? Zet een takenlijst op je takenlijst!
“Werk met één centrale takenlijst.” Dat was voor mij met voorsprong de meest waardevolle tip uit het boek “Getting Things Done” van David Allen, dé Amerikaanse timemanagement-goeroe.
Zeker thuiswerkers die naast professionele taken ook nog gezinstaken voor hun rekening moeten nemen, kunnen met zo’n takenlijst opnieuw wat orde in de chaos scheppen. Een takenlijst heeft verschillende voordelen. Je bevrijdt je brein van de zware last om zelf alles te moeten onthouden, je brengt structuur en overzicht aan in je werkdag én je kan taken in stukken kappen om ze makkelijker tot een goed einde te brengen.
>> Word jij overvraagd?
Aan de objectieve werkdruk zal een takenlijst helaas niets veranderen. Maar de subjectieve druk – het gevoel om altijd iets aan je hoofd te hebben, niet te mogen vergeten te doen en nooit een moment voor jezelf te ervaren – krijg je wel omlaag met een simpele lijst. Want zonder dat je het beseft, werk je vandaag al met een heleboel takenlijsten. Helaas zijn die takenlijsten volstrekt ongestructureerd en onoverzichtelijk …
Via Outlook, Teams, Skype, Sharepoint, chat, Intranet, Yammer, Onenote, Whatsapp, telefoon en soms zelfs sms bestoken je collega’s en klanten je immers met vragen en opdrachten. Daar bovenop komt de lange lijst huishoudelijke en andere taken waar je als thuiswerker onmogelijk aan kan ontsnappen. De kans is klein dat je die toevloed aan taken meteen kunt afhandelen. Resultaat: in elk communicatiemiddel ontstaat een backlog, een lijst van achterstallige taken die je moet uitvoeren als je daar de tijd voor vindt (succes!). Je hebt evenveel takenlijsten als je tools gebruikt. Sommige taken zitten ook gewoon in je hoofd. Het gevolg is totale chaos. Chaos op het werk, omdat je geen overzicht hebt en voortdurend moet scrollen, switchen en scannen om toch maar niks te vergeten. En chaos in je hoofd, omdat je nooit één duidelijk overzicht hebt van wat er allemaal van je verwacht wordt.
>> Doe dit nu meteen en alles verandert
De uitdaging is dus alles wat een collega, een klant, een gezinslid of jijzelf van je verwacht, op één centrale lijst te krijgen. Die hoef je maar boven te halen om meteen te weten waar je staat, waaraan je moet werken en waar je prioriteiten liggen. Zo’n lijstje moet je natuurlijk wel opstarten. Je centrale takenlijst aanmaken komt dus helemaal bovenaan je nieuwe takenlijst. Doe het als volgt:
- Open je Outlook-takenlijst (of neem voor mijn part pen en papier!)
- Open je Outlook-mailbox
- Scroll door je niet-behandelde mails en noteer kort in je Takenlijst (of het schriftje) wat er in de mail gevraagd wordt. Tip: je kan de mail ook rechtstreeks in de Takenlijst slepen. Noteer ook de deadline erbij.
- Herhaal deze oefening in Teams (aparte kanalen), Yammer, OneNote en elke andere tool die je gebruikt. En noteer je privétaken erbij, maar geef ze een ander kleurtje.
Toegegeven, hier zal je even zoet mee zijn. Maar na een uurtje of wat heb je één compleet overzicht van alles wat er op je bord ligt, in één duidelijke lijst en met duidelijke deadlines. Het resultaat is verbluffend. Want wat er op een lijstje staat, verdwijnt uit je propvolle hoofd. De subjectieve werkdruk verlaagt gigantisch. Wedden dat je zelfs pakken meer zal genieten van het einde van de werkdag als je zo’n centrale takenlijst nog deze middag opmaakt?
>> Gratis webinars voor thuiswerkers (ook in het Frans en Engels)
Zolang de coronacrisis aanhoudt kan je een gratis webinar met tips voor thuiswerkers volgen:
Schrijf je hier in voor de webinars in het Nederlands
Inscrivez-vous pour les webinaires en français
Register here for the webinars in English
Gunnar Michielssen
www.masteryouremail.be
