Waar voer je als vertrouwenspersoon best je gesprekken?

Case vertrouwenspersoon

“Mijn werkgever stelt meer dan vijfduizend arbeiders te werk, die veelal uitgestuurd worden op het terrein. Velen hebben geen eigen auto en frequenteren niet het hoofdkwartier. Als vertrouwenspersoon ben ik werkzaam op het hoofdkwartier. Mijn werkgever stemde in om mensen te consulteren op verplaatsing, vb. in een taverne of bij hen thuis. Dit laatste heeft geleid tot een ongemakkelijk situatie.

Onlangs stemde ik in om bij de verzoekster op huisbezoek te gaan. De aanleiding waren de privéproblemen, die een negatieve impact hadden op stiptheid en de performantie van het afgeleverd werk. Ze vergat vaak dingen en stelde haar leidinggevende geregeld teleur.

Bij aankomst merkte ik de rommel rondom het huis. Eenmaal binnen hing er een indringende kattegeur en het huis gaf verre van een propere indruk. Ik zat aan de keukentafel en klapte mijn laptop open en beluisterde haar intrigerende verhaal.

Gedetailleerd omschreef ze het seksueel misbruik door haar partner. Hij had al meerdere keren in de gevangenis gezeten en was net terug vrijgekomen. Terwijl ze dit verhaal vertelt, komt er een man binnen, die koffie neemt. De sfeer werd grimmiger en ongemakkelijk.

Ik gaf als vertrouwenspersoon advies over mogelijke doorverwijsadressen waar ze hulp kon zoeken en bekeek samen met de verzoekster welke mogelijke stappen op het werk konden zijn. Ze ging zelf haar leidinggevende contacteren voor acties. Ik had ongemerkt mijn gsm bij me gelegd, met het nummer van mijn man, ik voelde me echt op mijn ongemak. De man die binnen kwam bleek een vriend te zijn, niet haar partner, wat me terug iets meer gerust stelde. Na ongeveer 2 uren stond ik terug buiten, nog steeds onder de indruk.

Wat zegt de regelgeving?

De werkgever zorgt ervoor dat de vertrouwenspersoon zijn opdrachten te allen tijde volledig en doeltreffend vervult. Hiertoe beschikt hij/zij over een passend lokaal om zijn opdrachten op volledig vertrouwelijke wijze te kunnen uitoefenen (Codex I.3-57 lid 3).

Advies over locatie?

Deze case illustreert dat het ter beschikking stellen van één lokaal in een groot bedrijf niet altijd volstaat.

Maak duidelijke praktische afspraken met de werkgever waar je als vertrouwenspersoon je functie kan uitoefenen, rekening houdend met de werkcontext en soorten gesprekken.

Enkele scenario’s:

• Het bedrijf heeft één vestiging. Meestal volstaat één gespreksruimte, waar je met twee in alle rust een gesprek kan voeren. Neem een lokaal zonder inkijk. Indien het borstvoedingslokaal het enige alternatief blijkt, zorg voor een inrichting dat beide functies mogelijk maakt. Maak afspraken rond het niet storen bij bezetting.
• Er zijn meerdere vestigingen. Kijk na dat er in elke vestiging mogelijkheid is tot een vertrouwelijk gesprek.
• Er is geen vertrouwelijk lokaal ter beschikking. Anticipeer met je werkgever en maak afspraken over het voeren van gesprekken buiten het bedrijf: taverne, wegrestaurant,… Stem af om het drankbonnetje als onkostenvergoeding in te brengen. Spreek erover dat de verplaatsingskosten om je te begeven naar de verzoeker ten laste zijn van de werkgever, ongeacht het moment waarop de raadpleging plaats vond. (art I.3-10, §2).
• Ga na of gesprekken bij werknemers bij hen thuis kunnen gevoerd worden? Maak dan goede afspraken omtrent veiligheid. Geef bijvoorbeeld door aan administratie of bereikbare personen waar en wanneer het gesprek zal plaats vinden. Spreek af wie je kan bellen in geval van nood. Kader dit binnen een breder agressiebeleid van de organisatie.
  
  In het voorjaar 2021 verschijnt er een boek over vertrouwenspersonen. Hou deze blog in de gaten.

Ineke Van den Zegel (Preventieadviseur Psychosociale Aspecten)